Rita Sirkka

puh: 040 591 9061

rita.ilonary@gmail.com

Rekisterin nimi on asiakas- / jäsenrekisteri.

• Yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
• Jäsenpalvelut
• Jäsenviestintä
• Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• Varainhankinta
• Asiakassuhteen hoitaminen, laskutus
• Tilastointi toiminnan seurantaa, tuloksellisuutta ja arviointia varten.
• Verovapaiden korvausten ilmoittaminen tulorekisteriin, esimerkiksi kilometrikorvausten maksusta vapaaehtoisille, vertaisille ja hallitukselle.

• Nimi
• Yhteystiedot
• Laskutusosoite
• Syntymäaika (vain tulorekisteriä varten henkilötunnus)
• Sukupuoli
• Jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
• Luottamustoimet
• Vapaaehtoisroolit
• Opintosuoritteet
• Ansiomerkit
• Jäsenmaksutiedot
• Ruokavalio
• Valokuvan käyttölupa
• Lähiomaisen yhteystiedot esimerkiksi tapaturman sattuessa

Tilastointiin: ikäjakauma, sukupuoli, vapaaehtoinen / vertaisohjaaja, päivä-, ryhmä-, retki- / tapahtumakävijä, yksilöohjaus, yhdistyksen kautta kursseille osallistuminen ja muu yhteistyö. Tulostettavissa tilastoissa vain luvut, ei nimiä.

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.

• Rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
• Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella soveltuvan lainsäädännön rajoissa.
• Mielenterveyden keskusliiton keskitetty KILTA-jäsenrekisteri.

• Jäsentiedot tallennetaan Mielenterveyden keskusliiton keskitettyyn KILTA-jäsenrekisteriin. Tietoja käytetään sekä keskusliiton että paikallisyhdistyksen toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.
• Yhteystietoja saa laittaa vain asianomaisen henkilön suostumuksella.
• Tulorekisteriin, jos henkilölle maksetaan esimerkiksi kilometrikorvauksia.
• Isommilla retkillä vakuutusta varten vakuutusyhtiölle luovutetaan nimi ja syntymäaika sekä majoituksen tai matkanjärjestäjän nimi, syntymäaika ja ruokavalio.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Manuaalinen aineisto:

• Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
• Rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä oikeutettuja käyttämään ovat rekisterinpitäjän työntekijät ja yhdistyksen hallituksen jäsenet, joilla on nimenkirjoitusoikeus.
• Säilytämme tietoja vähintään asiakkuuden / jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset.
• Tilastojen tulosteissa vain lukuja, ei nimiä.
• Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettavan lainsäädännön huomioonottaen. Rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan ettei rekisteröidystä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

ATK:lla käsiteltävät tiedot:

• KILTA-rekisteri on suojattu järjestelmän toimittajan toimesta fyysisesti sekä ohjelmallisesti.
• KILTA-rekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
• KILTA-rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä oikeutettuja käyttämään ovat vain tietyt, ennalta määritellyt henkilöt.
• Yhdistyksellä on oikeus päästä vain oman yhdistyksen tietoihin KILTA-järjestelmässä.
• Säilytämme tietoja vähintään asiakkuuden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset.
• Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettavan lainsäädännön huomioonottaen. Rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan ettei rekisteröidystä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot.
• Rekisteröidyllä on mahdollisuus luoda jäsennumerollaan tunnukset Omakiltaan Mielenterveyden keskusliiton nettisivuilla (www.mtkl.fi) ja tarkistaa sekä muokata itse omia tietojaan.

• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
• Rekisteröidyllä on mahdollisuus luoda jäsennumerollaan tunnukset Omakiltaan Mielenterveyden keskusliiton nettisivuilla (www.mtkl.fi) ja tarkistaa sekä muokata itse omia tietojaan.

• Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus myös vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
• Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidylla on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
• Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti ja henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
• Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyviin selosteeseen päivättynä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.